Uno de los desafíos más complejos en una pyme es contar con la información adecuada para la toma de decisiones financieras. Es justamente esa problemática la que resuelve la metodología que utilizamos en LAGOM

Lo primero que me gustaría mencionarte es que trabajar con datos requiere un compromiso real máximo y explícito por parte de quienes se embarcan en un proceso de estas características. Muchas veces, lo que sucede es que el aplicar esta metodología y estructuración nos lleva a revisar procesos internos que viene realizando la empresa e, incluso, a cambiar alguno de ellos. Puede ser complejo, pero es posible. Y, además, le aportará mucho valor a tu empresa.

Sé que es muy desafiante el proceso de creación de información, conozco muy bien la problemática asociada a elegir el sistema de información adecuado, así como los reiterados naufragios cuando se eligen sistemas inadecuados. Sobre todo, cuando la elección se hace en base a herramientas que alguien ofrece al golpear a la puerta de la empresa y que, muchas veces, no cumplen con las necesidades que la empresa requiere. O cuando se invierte en herramientas que tienen un costo elevado y que no dan como resultado información financiera clara.

Para evitar que todo esto suceda, contamos con esta metodología de trabajo que consiste en cinco pasos claves a la hora de diseñar el proceso de información para la toma de decisiones financieras.

Para llevar a cabo con éxito este proceso debemos asegurarnos de que el sistema información  o ERP que estamos eligiendo tenga ―además de las herramientas de gestión adecuadas: ventas, compras, control de inventario, manejo de tesorería, etcétera― un sistema contable y que tenga la posibilidad de impactar en contabilidad todos los movimientos de gestión.

Ahora sí te cuento los cinco pasos para desarrollar sistemas de reportes económicos y financieros para la toma de decisiones:

1 –       Evaluación inicial

Debemos identificar las áreas financieras que requieren atención. Este diagnóstico se centra en proporcionar una visión clara de los problemas financieros actuales de la empresa. En esta etapa, es clave la participación de un consultor financiero que te permita obtener claridad en la visión: en primer lugar, respecto a las necesidades y posibilidades de la empresa (el manejo óptimo de los recursos en base a las necesidades específicas del negocio); por otro lado, respecto al objetivo final de la información que se necesita. Es importante entender el proceso inverso de la solución del problema, es decir, partiendo del reporte financiero que necesita mi empresa, cómo recorrer el camino inverso hasta llegar al sistema que debo elegir para lograr este objetivo.

2 –       Estructuración de cuentas contables

El consultor realizará un análisis de la información contable de la empresa con el propósito de definir la estructuración de las cuentas contables, a fin de alinearlas con las cuentas contables que se aspira a tener. Es fundamental revisar que la empresa tenga con un plan de cuentas que se adapte a sus necesidades y que permita avanzar en el desarrollo de un plan financiero que sea detallado pero no inmanejable. Este plan se crea con el objetivo de llevar a la empresa de la incertidumbre a una estrategia sólida. Para esto, se necesita información ordenada. No olvidemos que buscamos solucionar un problema de gestión, por lo cual es muy importante que los rubros tengan una clasificación adecuada. Lo recomendable es dividir el plan de cuentas por función y, dentro de cada capítulo de este tipo de gastos, agregar los rubros de acuerdo a su naturaleza.

3 –       Implementación de sistemas y procesos

Este paso garantiza que los datos sean precisos y estén protegidos. Lo importante en este punto es definir: el proceso de cargado de la información, el deadline de cada etapa, cuándo deben estar los sistemas actualizados, en qué momento del mes se realiza cada acción, quiénes son los responsables de cada etapa. Se elabora una guía para todos los actores involucrados, de modo que cada uno sepa cuál es su rol y su responsabilidad, y poder así visualizar la fecha de cumplimiento de cada una de estas etapas.

4 –       Definición de procesos de actualización de los sistemas

Para que el establecimiento de un calendario de procesamiento de la información financiera funcione, es clave el proceso de actualización de los sistemas. Este paso asegura que la empresa tome decisiones basándose en datos actualizados. Con lo cual, además de la guía que determinará roles, responsabilidades y las diferentes fechas de vencimiento de cada tarea.

En este paso, buscamos la optimización, y deberán crearse los reportes necesarios para esto. Así que, como mínimo, deberá contarse con los siguientes reportes:

–       Estado de resultados

–       Estado de situación

–       Flujo de efectivo (cashflow)

5 –       Elaboración de un sistema de control

Una vez que contamos con los reportes financieros que proporcionen una visión clara del estado financiero de la empresa, debemos realizar un monitoreo constante y continuo, elaborar un sistema de control, que es el quinto y último paso de esta metodología. Si no contás con la capacidad de interpretar claramente los datos, te recomiendo que cuentes con la participación activa de un consultor financiero. Este podrá aportarte valor en la toma de decisiones estratégicas de tu negocio y brindarte claridad en el proceso.

Mi sugerencia es que, una vez que esté definido todo el proceso, cuentes con análisis y consultorías financieras. Será determinante para cerrar este ciclo de toma de decisiones. De pronto, una pyme no puede contar con un gerente financiero experto interno por el costo que representa, pero puede encontrar en el mercado un consultor financiero independiente que haga la lectura de esta información y colabore con el dueño, el gerente general o el directorio en la toma de decisiones financieras estratégicas.

Hoy ya existe la tecnología que se adapta perfectamente a las necesidades y al presupuesto de las pymes en América Latina para adoptar un sistema de reportes económicos financieros. Nosotros lo hacemos a través de INDATABIZ, una suite de soluciones que te permite gestionar tu empresa con datos obtenidos en tiempo real y de una manera automatizada.

Hoy, una pyme en América Latina cuenta con una posibilidad que años atrás solo estaba reservada para las grandes empresas o para aquellas multinacionales que tenían la capacidad de realizar grandes inversiones en tecnología. Hoy, la democratización de la tecnología hace posible contar con estas herramientas de alto impacto en la gestión de tu empresa.