En las empresas estamos acostumbrados a ver un “todo terreno”: el encargado de Administración y Contabilidad o Administración y Finanzas. Es el responsable de llevar a cabo las tareas de administración general; de tener la información contable al día, de la cobranza, facturación, gestión de pago a proveedores; de brindar soporte a la gerencia con diferentes reportes financieros. También es responsable de pensar y conformar el equipo.

En su departamento recae la presión cuando los resultados financieros no son los esperados y cuando la empresa no cuenta con un experto en finanzas o un gerente financiero que  brinde claridad y orden en la obtención de información necesaria para la toma de decisiones.

Muchas veces el dueño o gerente esperan de su departamento de Administración más de lo que este les puede aportar, ya sea por formación o por la propia complejidad de las tareas.

Lo que sucede es que hay un error en el diseño de estas funciones, que puede deberse a desconocimiento y/o a falta de recursos. El equipo no está preparado para aportar el valor necesario para una correcta gestión financiera, y, además, no cuenta con la necesaria separación de funciones.

Una empresa que tiene aspiraciones de crecimiento y de llevar sus negocios a un siguiente nivel, necesariamente deberá contar con un sistema de información contable que le permita realizar evaluaciones periódicas de su situación financiera. Se torna imposible gestionar un negocio sin tener información financiera que sirva para la toma de decisiones. Porque, aunque sea un negocio rentable y que no genera dolores financieros agudos en el día a día, seguramente existan oportunidades para mejorar que solo puedan verse a partir del análisis de dicha información.

Es necesario entender la distinción entre el asesor contable habitual de toda empresa (comúnmente llamado “el contador”, responsable de las funciones de cumplimiento legal de las obligaciones en cuanto a impuestos y contribuciones) y el asesor financiero.

El contador elaborará su información contable con una mirada de cumplimiento y no necesariamente con una mirada de gestión de la empresa.

El asesor financiero o gerente financiero es el responsable de brindar el soporte y asesoramiento necesarios para crear valor económico para el dueño o accionista. ¿Cómo? Acompañando con buenas decisiones de inversión y financiamiento, haciendo las evaluaciones correspondientes, aportando una mirada experta en el proceso de creación de valor.

Además, tendrá dentro de sus funciones el diseño de la estructura financiera óptima para la empresa. Es decir, en caso de ser necesario tomar deuda, cuál sería lo óptimo y hasta dónde la empresa tomarla. También tendrá a su cargo la planificación financiera, proyectando y previendo las necesidades financieras adicionales para el cumplimiento de los objetivos.

Otro de los aspectos que resulta de vital importancia es el control financiero, que se traduce en asegurarnos de que la empresa está avanzando dentro de los parámetros predefinidos en la planificación financiera.

El asesor financiero elaborará un balance financiero y un flujo de fondos proyectados, así como un presupuesto, y a medida que se vayan cerrando los ciclos mensuales de información financiera es necesario realizar un control de estas proyecciones, evaluar si los resultados económicos están alineados con las estimaciones y, en caso de tener que tomar acciones correctivas, hacerlo. También es necesario revisar la proyección del flujo de caja para entender la eventual existencia de desvíos existentes. Este proceso de control es muy importante, ya que nos permitirá revisar, mes a mes, a medida que se vayan cerrando los ciclos económicos mensuales, qué está sucediendo en la empresa.

Herramienta para la salud financiera

La presupuestación es una herramienta muy útil y potente de cara a la salud financiera de una empresa. Nos permite ver con claridad los eventuales desvíos a nuestras creencias y supuestos, las decisiones equivocadas que podemos haber tomado.

Asimismo, el presupuesto nos permite fijar drivers de decisiones (determinados hechos que si suceden, tenemos mapeado previamente las decisiones que vamos a tomar en base a que se cumpla tal condición), ejecutar un gasto siempre y cuando se den determinadas condiciones; por ejemplo, ante la presencia de un gasto que no está en el presupuesto, si no se tiene un buen fundamento para el mismo, no se realiza. Sin dudas, estas herramientas nos permiten tener orden y generar un hábito dentro de la empresa para la utilización de los recursos que la misma genera.

Otra de las ventajas es que nos permite ver con claridad si la empresa es capaz de generar rentabilidad. Si en las previsiones iniciales no somos capaces de generar rentabilidad, esto es una alarma para revisar el negocio: cómo generamos valor y si será necesario tomar alguna decisión diferente en cuanto a la estructura de costos o a nuestra estrategia de precios.